• 办公用品采购流程是怎样的

    通常来讲,办公用品主要包括:各种办公室所需耗材、办公设备、办公家具、电脑及配件、其他零星物品以及机器设备、运输工具、大额资产等固定资产。来看看办公用品采购流程是怎么样的吧。


        一、办公用品采购及申购流程:


        1、每月5日前采购人员制定当月公司所需的办公用品统筹计划(表格一),采购计划中的单价如发生变化的,需要特别说明。采购计划中单价超过 1000元的办公用品需单独做书面申购报告。说明采购理由并由部门主管签字确认,附在计划中一起上报。当月采购计划表需经库管员会签,行政部主管、企管部 审核签字后,上报总裁审批,报财务部备案。
        审批通过后由行政部采购员统一采购,每次采购登记入《采购明细》表(表格二),并在入库请库管员签字确认入库,月底汇总《每月采购明细》表,经过行政部主管确认后,作为月底支付供应商费用的依据,行政主管或库管员负责复核入库数量和采购数量的一致性。
        计划外采购的物品应填写“申购单”(表格三),需求部门经理、行政部经理签字确认,申购单报告先由采购人员询价确定物品价格后,经过批准企管部 总经理或者总裁批准后方可采购;总价低于等于RMB2000的,企管部总经理审批后采购;总价高于2000元的企管部总经理初审提交总裁审批后采购。每月 上报采购计划同时,应将上月已经完成的计划外采购做汇总清单《当月计划外采购量明细》(表格四),上报企管部、财务部和总裁。
        单价超过2000的物品,需要同时报备财务部做固定资产调整。
        2、采购实行归口管理制。由行政部负责采购,计划外部分常用物品采购流程如下:
        A 打印机、复印机、传真机和电脑申购:
        B 计划外办公用品、家具、礼品等申购: 填写《申购单》
       

        二、 办公用品采购与核销流程:


        1、采购付款原则上采取先入账后付款的制度。计划内的采购和供应商采用月结的方式;计划外的采购尽量采取月结的形式;在每月月中15日左右结算上个月采购物品的费用,特殊情况下需马上支付的,需由书面报告提出,经企管部总经理批准,方可办理付款手续。
        2、付款流程
        采购付款原则上不得领取现金,而需要汇入供应商账号或者支票支付,同时实行审批制度,特殊情况需要领取现金的,需要经过行政部主管和企管部总经理同意。
        n 计划内物品付款总额不得超过预算总额,报销单证顺序为:报销单,发票,月采购计划表,每月采购明细表。
        n 计划外报销单证顺序为:报销单,发票,申购单正本(需有领用签收)n 审批顺序:采购员,行政部经理,企管部总经理,财务部经理.
        3、所有负责采购的人员必须充分掌握市场信息,确保质量过关,采购价格低廉,供货及时。
        4、采购时应推行合同管理制度,物品采购原则上要与供货方签订合同,详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等,并要求供货方提供营业执照组织代码证复印件留存;否则,造成的损失由采购人员负责。
        5、实行比价采购制度。对大数量或高单价的物品采购要货比三家,并以书面形式将各供应商情况上报企管部审核,经总裁批准后方可继续合作。必须确保所采购物品价格低廉,质量上乘。
        6、对公司日常使用率较高的物品,应在市场询得合理的价格后,签订一年合同,合同中应对产品质量、价格、售后服务等做出规定。但是每季度须重新过滤市场情况,在市场价格下浮同时,要求供货商相应降价。
        7、对长期合作的供应商,行政部应建立档案,索取有效的营业执照复印件、各类相关的证照。并每年对供应商做出评价,企管部留档备案。
      
        如何制定办公用品采购流程

        一、计划与申请
        综合管理部是全公司办公用品和低值易耗品的采购与管理的主管部门,凡涉及办公用品事宜均由综合管理部负责。综合管理部设专人负责,加强管理。
        1、办公所需低值易耗品、办公用品、电脑、电脑耗材及公司范围内组织各项活动所需物品等均属集中采购范围。
        2、综合管理部根据最近三个月,各部门办公用品的领用情况统计汇总,制定各部门的领用标准。
        3、每月25日前各部门填写次月《办公用品及耗材申购单》报综合管理部,综合管理部依领用标准进行审核,超出标准的及新增加的办公用品种类需经所需部门负责人报总经理签字特批。
        4、综合管理部汇总各部门申购计划数,于每月底交采购进入采购程序。
        二、采购
        1、综合管理部根据实际情况,确定办公用品及办公设备耗材的品种,汇总清单填写《请购单》交采购人员进行采购。
        2、原则上办公用品不进行零星采购,确因业务需要临时采购的,需经总经理批准后方可购置。
        三、保管
        1、办公用品与办公设备耗材购入后,部分耗材直接由各部门根据计划领回,其余由综合管理部负责保管。
        2、综合管理部做好:原库存、进货数、发出数与结存数的统计。
        四、领用
        1、各部门根据申领计划统一领用耗材类办公用品时时,需在申领办公用品发放登记簿上登记清楚。
        2、各部门下属员工领用时必须至综合管理部填写《领用单》经部门负责人签字批准后,综合管理部审核仍在月度计划之内的才得以发放,超计划领取拒绝发放,需要部门在次月申购计划中申请。

        办公用品采购及管理方法

        1.为使办公文具用品管理合理化,特制订本办法。
        2.本办法所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。
        2.1 消耗品:铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、信纸、橡皮擦、夹子、圆珠笔、水性笔、钉书针……等。
        2.2 管理消耗品:复印纸、传真纸、签字笔、白板笔、修正液、印台、印油、电池、色带、墨盒……等。
        2.3 管理品:剪刀、美工刀、钉书机、钢笔、计算器、尺子、胶带台、日期章、塑料文件盒、文件夹、名片册……等。
        3.文具用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品,如铅笔、圆珠笔、橡皮擦……等。“部门领用”系公司或部门共同使用用品,如钉书机等。
        4.消耗品可依据历史记录(如过去一段时间的耗用平均数)、经验法则(估计消耗时间)设定领用管理基准,并可随部门或人员的工作状况调整发放基准。
        5.管理消耗品应限定人员使用,必须以旧品替换新品,但纯消耗品(如复印纸、传真纸)不在此限。
        6.管理品列入移交,即人员岗位变动及离职时应办理移交手续。如有故障或损坏,应以旧品换新品,如遗失应由个人或部门赔偿或自购。
        7. 办公用品的申请应于每月25日由各部门提出《办公用品申请单》交办公室汇总报副总经理以上主管审核,由办公室统一填写《请购单》交采购员购买,次月一日发放。但管理品的请领不受上述时间限制。
        8.每人及每部门设立《办公用品领用记录表》,由办公室发放、公司办公用品保管员统一保管,于领用时登记并经副总以上主管批准,严格控制办公用品领用。各部门另设专人负责领用及保管部门共用品。
        9.个人领用办公用品只限于业务及管理部门,车间作业人员如需使用办公用品,则统一由部门领用。
        10.保管员另设《办公用品保管帐簿》,对办公用品库存、领用进行管理,并于每月底将《办公用品领用月报表》交办公室,以便统计消耗情况。